Material de consulta para hacer una asamblea cooperativa de asociados tipo parlamentario

Por: ELIECER BERMUDEZ
DIRECTOR – CORJIREH

INTRODUCCIÓN
Toda reunión participativa, deliberativa y decisoria necesita de reglas o normas que garanticen su ordenado desenvolvimiento y el ejercicio adecuado de los derechos de todos los asociados y cada uno de los participantes.

Dentro de la estructura de participación de las Cooperativas o Fondo de Empleados, la Asamblea General tiene particular significación e importancia como órgano decisorio para: definir las políticas generales de estas organizaciones, analizar y resolver los resultados de la gestión, reglamentar los servicios y las normas estatutarias que lo requieran, decidir sobre las reformas a los estatutos sociales, delegar en cuerpos plurales las facultades de dirección y control que los asociados no pueden ejercer permanentemente, y, principalmente, atender a la
evaluación de la empresa.

La Asamblea General debe regirse por un procedimiento bien definido que establezca el orden y la prioridad de las acciones, garantice una participación inclusiva de los asociados y permita la toma de decisiones cuando se presenten grupos de opinión antagónicos, asegurando el derecho de los más a resolver positivamente sobre los puntos controvertidos y el de la minoría a ser escuchada, y a que sus razones y experiencias sean adecuadamente valoradas.

El conjunto de reglas procedimentales que permiten y ayudan a las Asambleas a desenvolverse ordenada y productivamente, es lo que se denomina «Procedimiento Parlamentario». Este nombre procede del hecho de que las reglas contenidas en él son un desarrollo de las costumbres utilizadas por el parlamento británico para la dirección de sus actividades.

A pesar de que la formulación de estas reglas tomó algo más de novecientos años, fue solo en 1876 que Henry M. Robert publicó, con el título de «Reglas de Orden» una codificación del procedimiento para organizar la participación de los integrantes de una Asamblea, parlamento o cualquier otro tipo de reuniones formales y deliberantes. El señor Robert no fue, paradójicamente, ni miembro del parlamento inglés, ni jurista, ni político militante, sino solo un general del Cuerpo de Ingenieros del Ejército de los Estados Unidos de América.

Las «Reglas de Orden» de Robert han sufrido adaptaciones y modificaciones en distintas oportunidades, pero se mantienen en lo esencial como un manual de uso práctico que ha resistido los cambios de las sociedades y de las ciencias políticas, con reconocida eficacia para la conducción de reuniones grandes en las que es preciso ordenar los debates y facilitar el proceso de la toma de decisiones, sin atropellar derechos, ni menguar el grado de participación social deseable.

El conjunto de normas que se presentan en ese manual, mantienen en lo esencial las reglas de Robert, aunque adaptadas en lo posible a las realidades cooperativas de nuestro medio y complementadas con aportes de otros autores, particularmente con los del norteamericano Recce B. Bothweil, expuestos en el «Manual de Procedimiento Parlamentario».

ASAMBLEAS EXITOSAS

Para el éxito de una Asamblea lo más importante es que se desarrolle de acuerdo a un plan u orden establecido de antemano, que incluya todos los asuntos que deban discutirse en la reunión. Este plan se conoce con el nombre de orden del día.

El Consejo de Administración- Junta Directiva – debe preparar con anticipación, mediante estudio previo, el orden del día con cada uno de los asuntos que han de tratarse en la Asamblea. Si a última hora, algún asociado desea incluir un nuevo asunto de indudable importancia o necesidad, el Presidente puede sugerir la inclusión correspondiente.

Puntos a incluir en una Asamblea

Los puntos principales a incluirse en el orden del día son:

1. Apertura de la Asamblea;
2. Comprobación del quórum;
3. Aprobación del orden del día;
4. Lectura y aprobación del reglamento de la Asamblea;
5. Nombramiento de comisiones;
6. Informes de:
a) Consejo de Administración – Junta Directiva; b) Gerente; c) Comités
asesores o técnicos; d) Junta de Vigilancia; e) Revisor Fiscal.
7. Lectura y aprobación de estados financieros (año 2010);
8. Lectura y aprobación de excedentes (año 2010);
9. Elecciones para:
a) Consejo de Administración; b) Junta de Vigilancia; c) Revisor Fiscal.
10. Proposiciones.
11. Clausura.

En las Asambleas Extraordinarias el orden del día debe concretarse al estudio y decisión sobre los asuntos que han motivado la reunión y solo podrán tratar dichos asuntos y los que se deriven estrictamente de ellos.

REQUISITOS PARA DESARROLLAR UNA BUENA ASAMBLEA

Son requisitos para desarrollar una buena reunión: – – – –
Abrir la sesión a la hora indicada, que ésta no exceda en lo posible más de dos horas.

Observar un riguroso orden durante los debates 

Los informes del Consejo de Administración-Junta Directiva, del Gerente y de la Revisoría Fiscal y demás informantes sean presentados por escrito.

Es además aconsejable ofrecer en toda reunión un corto acto de carácter educativo, como por ejemplo, una conferencia o una película de interés común para todos los asociados.

IMPUGNACIÓN DE ACTOS DE ASAMBLEA

El título de este tema, corresponde al proceso que puede iniciar cualquier persona que tenga interés en el desarrollo de la reunión, con el fin de que se declare nulo el acto que considere se aleja de los estatutos o de la ley y que fue decidido en la reunión demandada. Esto es, puede recurrir a la jurisdicción ordinaria, ante los jueces civiles municipales en lo concerniente a los entes del sector solidario y ante los jueces Civiles del Circuito para el caso de las entidades comerciales.

Este proceso debe iniciarse o impetrarse dentro de los dos meses siguientes de realizada la reunión o después de dos meses de haberse registrado el respectivo acto ante Cámara de Comercio, en el caso de que dicho inscripción sea necesaria.

De otra parte la Ley 446 de 1998, faculta a la Superintendencia de Sociedades, según se establece en el artículo 137 a tener competencia sobre la impugnación de actos de asambleas o juntas de socios lo cual quiere decir que es necesario proceder inicialmente a iniciar la actuación judicial ante la Superintendencia.

DECISIONES INEFICACES Y NULAS

Para efectos de resaltar la importancia y cuidado que deben tenerse en la toma de decisiones, se transcribe el artículo 190 del Código de Comercio, sobre las decisiones ineficaces:

“Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las Leyes o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y en las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188 serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.”

El artículo 897 del Código de Comercio establece así los actos ineficaces: “cuando en este código se exprese que un acto no produce efectos se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración oficial”.